Databehandleraftale

Parter

Den dataansvarlige: Den revisions- eller bogholderivirksomhed ("kontoret"), som har indgået aftale om abonnement på revicore-platformen, jf. vilkårene.

Databehandleren: revicore ApS ("revicore")
CVR-nr.: 46739329
Rysensteensgade 14, 1. tv., 1564 København V

Parterne omtales hver for sig som "part" og samlet som "parterne".

1. Indledning og aftalens grundlag

1.1. Kontoret har indgået aftale med revicore om abonnement på revicore-platformen ("hovedaftalen"). Som led i leveringen af platformen behandler revicore personoplysninger på vegne af kontoret. Denne databehandleraftale ("aftalen") er en integreret del af hovedaftalen og fastsætter parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med behandlingen.

1.2. Aftalen er udformet med udgangspunkt i Datatilsynets skabelon for databehandleraftaler og skal sikre, at revicore overholder Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 ("databeskyttelsesforordningen" eller "GDPR"), databeskyttelsesloven samt øvrig gældende databeskyttelseslovgivning.

1.3. Aftalen indgås ved, at kontoret accepterer vilkårene ved oprettelse af abonnement på secure.revicore.net, eller ved at kontoret accepterer en ordrebekræftelse eller underskriver en aftale direkte med revicore. Aftalen kræver ikke særskilt underskrift.

1.4. Til aftalen hører følgende bilag, som udgør en del af aftalen:

• Bilag A — oplysninger om behandlingen, herunder formål, karakter, kategorier af registrerede og typer af personoplysninger samt behandlingens varighed.
• Bilag B — betingelser for brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere.
• Bilag C — kontorets instruks, herunder de sikkerhedsforanstaltninger, revicore som minimum skal gennemføre, samt procedurer for revision og tilsyn.

1.5. Aftalen omfatter alene den behandling, hvor revicore er databehandler for kontoret, dvs. behandling af klientdata, som kontoret og dets brugere registrerer i platformen. revicores behandling af oplysninger om kontorets brugere, abonnement og fakturering sker som selvstændig dataansvarlig og er beskrevet i vores privatlivspolitik.

1.6. Ved uoverensstemmelse mellem denne aftale og hovedaftalen har denne aftale forrang for så vidt angår behandling af personoplysninger. Aftalen fritager ikke revicore for forpligtelser, som revicore er pålagt direkte efter databeskyttelsesforordningen eller anden lovgivning.

2. Kontorets rettigheder og forpligtelser

2.1. Kontoret er som dataansvarlig ansvarligt for, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, og har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling.

2.2. Kontoret er bl.a. ansvarligt for, at der er et lovligt behandlingsgrundlag for den behandling, revicore instrueres i at foretage, herunder for behandling af CPR-numre, oplysninger om strafbare forhold og følsomme personoplysninger, som kontoret vælger at registrere i platformen, og for at opfylde oplysningspligten over for de registrerede.

2.3. Kontoret er ansvarligt for de valg, kontoret træffer i platformen, herunder hvilke brugere der tildeles adgang og med hvilke rettigheder, om tofaktorgodkendelse anvendes, og om kontoret tilknytter egne tredjepartsløsninger, fx en AI-udbyder, jf. afsnit 6.6.

3. revicore handler efter instruks

3.1. revicore må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra kontoret, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller dansk ret, som revicore er underlagt. I så fald underretter revicore kontoret om dette retlige krav, inden behandlingen påbegyndes, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

3.2. Kontorets instruks på tidspunktet for aftalens indgåelse fremgår af denne aftale og bilag A og C. Kontorets brug og konfiguration af platformens funktioner udgør ligeledes instruks. Efterfølgende instrukser kan gives skriftligt, så længe de ligger inden for platformens funktionalitet. Instrukser, der kræver ændringer af platformen eller ydelser ud over hovedaftalen, kræver særskilt aftale og kan faktureres efter medgået tid.

3.3. revicore underretter omgående kontoret, hvis en instruks efter revicores mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller dansk ret.

4. Fortrolighed

4.1. revicore giver kun adgang til personoplysninger, der behandles på kontorets vegne, til personer, som er underlagt revicores instruktionsbeføjelse, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og som har et arbejdsmæssigt behov for adgangen. Fortrolighedspligten gælder også efter ansættelsens ophør.

4.2. Listen over personer, der har fået tildelt adgang, gennemgås løbende, og adgangen lukkes, når behovet ikke længere er til stede. revicore skal efter anmodning kunne påvise, at de pågældende personer er underlagt fortrolighed.

5. Behandlingssikkerhed

5.1. revicore gennemfører under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og behandlingens karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder alle foranstaltninger, der kræves i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 32.

5.2. revicore vurderer løbende risiciene ved behandlingen og gennemfører foranstaltninger, der imødegår disse. De foranstaltninger, revicore som minimum skal gennemføre, fremgår af bilag C. Platformen behandler oplysninger om kontorets kunder, herunder CPR-numre, ID-dokumenter og oplysninger om reelle ejere, og sikkerhedsniveauet skal afspejle dette.

5.3. revicore bistår kontoret med at overholde kontorets forpligtelse efter artikel 32, bl.a. ved at stille de oplysninger til rådighed, som kontoret har brug for til at vurdere revicores tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

6. Anvendelse af underdatabehandlere

6.1. revicore skal opfylde betingelserne i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler ("underdatabehandler").

6.2. Kontoret giver ved aftalens indgåelse revicore en generel skriftlig godkendelse til at anvende underdatabehandlere. De underdatabehandlere, som er godkendt ved aftalens indgåelse, fremgår af bilag B.

6.3. revicore underretter kontoret skriftligt om planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel. Kontoret kan inden for varslingsperioden gøre skriftlig og begrundet indsigelse mod ændringen. Kan parterne ikke finde en løsning, og er indsigelsen rimelig og saglig, kan kontoret opsige abonnementet med virkning fra ændringens ikrafttræden. Allerede betalt abonnement for perioden efter opsigelsens virkning refunderes forholdsmæssigt.

6.4. Kræver akutte forhold, fx en sikkerhedshændelse eller en underdatabehandlers konkurs, at en underdatabehandler udskiftes med kortere varsel, kan revicore gøre det og underretter i så fald kontoret hurtigst muligt.

6.5. revicore pålægger ved kontrakt underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af denne aftale, herunder tilstrækkelige garantier for, at underdatabehandleren gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Opfylder underdatabehandleren ikke sine forpligtelser, forbliver revicore fuldt ansvarlig over for kontoret for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser.

6.6. Tredjepartsløsninger, som kontoret selv vælger og tilknytter platformen under egen aftale med leverandøren, fx en AI-udbyder via kontorets egen API-nøgle, er ikke underdatabehandlere for revicore. Når kontoret aktiverer en sådan integration, udgør det en instruks til revicore om at overføre de relevante oplysninger til leverandøren, og kontoret er ansvarligt for, at leverandøren og dennes vilkår er egnede til behandlingen.

7. Overførsel til tredjelande

7.1. revicore må kun overføre personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer efter dokumenteret instruks fra kontoret og altid i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

7.2. Kontoret instruerer ved aftalens indgåelse revicore i at anvende de underdatabehandlere, der fremgår af bilag B, herunder eventuelle overførsler, som fremgår dér, og som er baseret på en tilstrækkelighedsafgørelse fra Europa-Kommissionen eller Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser med eventuelle supplerende foranstaltninger. Platformens data opbevares inden for EU.

8. Bistand til kontoret

8.1. Under hensyntagen til behandlingens karakter bistår revicore så vidt muligt kontoret ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelsen af kontorets forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelse af de registreredes rettigheder efter databeskyttelsesforordningens kapitel III, herunder ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse.

8.2. Kontoret kan selv rette, eksportere og slette data via platformens funktioner. Modtager revicore en anmodning direkte fra en registreret vedrørende oplysninger, kontoret er dataansvarlig for, videresender revicore anmodningen til kontoret uden unødig forsinkelse og besvarer den ikke selv, medmindre kontoret instruerer herom.

8.3. revicore bistår desuden kontoret med at overholde kontorets forpligtelser efter artikel 32-36, herunder ved konsekvensanalyser og forudgående høring af Datatilsynet, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, revicore har til rådighed.

8.4. Bistand, som kontoret ikke selv kan opnå via platformens funktioner eller den dokumentation, revicore allerede har stillet til rådighed, kan faktureres efter medgået tid. Bistand i forbindelse med brud på persondatasikkerheden, som skyldes forhold hos revicore eller revicores underdatabehandlere, faktureres ikke.

9. Underretning om brud på persondatasikkerheden

9.1. revicore underretter kontoret uden unødig forsinkelse og så vidt muligt senest 36 timer efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden hos revicore eller en underdatabehandler. Underretningen sendes til den e-mailadresse, kontoret har registreret i platformen.

9.2. Underretningen skal, i det omfang oplysningerne er tilgængelige, beskrive karakteren af bruddet, herunder de berørte kategorier og omtrentlige antal registrerede og registreringer, de sandsynlige konsekvenser af bruddet samt de foranstaltninger, der er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet og begrænse dets mulige skadevirkninger. Kan oplysningerne ikke gives samtidigt, kan de gives trinvis uden yderligere unødig forsinkelse.

9.3. revicore bistår kontoret med at anmelde bruddet til Datatilsynet inden for 72 timer, jf. artikel 33, og med eventuel underretning af de registrerede, jf. artikel 34.

10. Sletning og tilbagelevering af oplysninger

10.1. I abonnementsperioden kan kontoret selv rette, eksportere og slette data via platformens funktioner.

10.2. Ved ophør af hovedaftalen kan kontoret i 30 dage anmode revicore om udlevering af en eksport af kontorets data i et almindeligt anvendt, maskinlæsbart format. Herefter sletter revicore alle personoplysninger, der er behandlet på kontorets vegne, og senest 90 dage efter aftalens ophør, medmindre EU-ret eller dansk ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne. Personoplysninger i backup slettes i takt med, at backuppen udløber.

10.3. Kontoret er selv ansvarligt for at opbevare dokumentation, som kontoret efter lovgivningen, fx hvidvaskloven, skal opbevare efter aftalens ophør. revicore bekræfter skriftligt sletningen, hvis kontoret anmoder om det.

11. Revision og tilsyn

11.1. revicore stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådighed for kontoret og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af kontoret eller en anden revisor, som er bemyndiget af kontoret.

11.2. Procedurerne for kontorets tilsyn med revicore og revicores tilsyn med underdatabehandlere fremgår af bilag C.

11.3. revicore giver tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivning har adgang til kontorets eller revicores faciliteter, adgang mod behørig legitimation.

12. Ansvar

12.1. Hver part er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler og databeskyttelsesforordningens artikel 82. Ansvarsbegrænsningerne i hovedaftalen gælder tillige for denne aftale, i det omfang det er foreneligt med ufravigelig lovgivning. Ansvarsbegrænsningerne gælder ikke for bøder eller krav fra registrerede, som skyldes en parts forsætlige eller groft uagtsomme overtrædelse af aftalen.

13. Ikrafttræden, ændringer og ophør

13.1. Aftalen træder i kraft samtidig med hovedaftalen og gælder, så længe revicore behandler personoplysninger på kontorets vegne, uanset om hovedaftalen er ophørt. Aftalen kan ikke opsiges særskilt, så længe hovedaftalen løber.

13.2. revicore kan ændre aftalen, fx som følge af ny lovgivning, myndighedspraksis eller ændringer i platformen. Ændringer, der er til ugunst for kontoret, varsles pr. e-mail med mindst 30 dages varsel, og kontoret kan i varslingsperioden opsige abonnementet med virkning fra ændringens ikrafttræden. Ændringer af listen over underdatabehandlere følger afsnit 6.

13.3. Aftalen er underlagt dansk ret, og tvister afgøres efter reglerne om lovvalg og værneting i hovedaftalen.

14. Kontaktpersoner

Henvendelser om denne aftale og om behandlingen af personoplysninger rettes til revicore på hej@revicore.net. revicore retter henvendelser til kontorets administrator eller den kontaktperson og e-mailadresse, kontoret har registreret i platformen. Parterne skal holde hinanden orienteret om ændringer af kontaktoplysninger.

Bilag A — Oplysninger om behandlingen

A.1. Formål

revicore behandler personoplysninger på vegne af kontoret med det formål at levere revicore-platformen, herunder klientstyring, opgave- og dokumenthåndtering, KYC/AML-procedurer og risikovurderinger efter hvidvaskloven, opslag i CVR-registret og andre kilder, kommunikation med kontorets klienter, drift, backup, support og fejlretning.

A.2. Behandlingens karakter

Indsamling, registrering, opslag, strukturering, opbevaring, tilpasning, søgning, overførsel, sletning og øvrig behandling, der er nødvendig for at levere platformen som en cloudbaseret softwareløsning (SaaS).

A.3. Kategorier af registrerede

• Kontorets klienter, når disse er fysiske personer, fx enkeltmandsvirksomheder
• Kontaktpersoner, ledelsesmedlemmer, ejere og reelle ejere hos kontorets klienter
• Andre personer, som kontoret registrerer i forbindelse med opgaveløsningen, fx medarbejdere hos klienten, ægtefæller eller nærtstående til politisk eksponerede personer
• Kontorets brugere, i det omfang deres oplysninger indgår i klientdata, fx i aktivitetslog, noter og godkendelser

A.4. Typer af personoplysninger

• Almindelige oplysninger — navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, stilling, ejerandele, oplysninger om virksomhedsforhold, økonomiske oplysninger, dokumenter, noter og korrespondance.
• Identifikationsoplysninger — CPR-nummer, kopi af ID-dokumenter (fx pas eller kørekort) og oplysninger fra identitetsverifikation.
• Screeningsoplysninger — oplysninger om status som politisk eksponeret person (PEP), nærtstående eller nær samarbejdspartner samt resultater af screening mod sanktionslister.
• Oplysninger om strafbare forhold — i det omfang kontoret registrerer sådanne oplysninger, fx i forbindelse med risikovurderinger efter hvidvaskloven.
• Følsomme personoplysninger — platformen er ikke beregnet til behandling af særlige kategorier af personoplysninger efter artikel 9, men kontoret kan vælge at registrere sådanne oplysninger, fx i noter og dokumenter.

A.5. Varighed

Behandlingen sker, så længe hovedaftalen løber, og indtil oplysningerne er slettet efter afsnit 10.

Bilag B — Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Ved aftalens indgåelse har kontoret godkendt anvendelsen af følgende underdatabehandlere:

Offentlige registre, fx CVR-registret, som platformen henter oplysninger fra, er ikke underdatabehandlere, da de ikke behandler personoplysninger på vegne af kontoret eller revicore.

B.2. Varsling af ændringer

Nye underdatabehandlere kan tages i brug efter afsnit 6. Den til enhver tid gældende liste offentliggøres på denne side, og ændringer varsles pr. e-mail til kontorets registrerede kontaktadresse.

Bilag C — Instruks og sikkerhedsforanstaltninger

C.1. Behandlingens genstand og instruks

revicore må alene behandle personoplysningerne for at levere platformen som beskrevet i hovedaftalen og bilag A. revicore må ikke anvende personoplysningerne til egne formål, herunder markedsføring, profilering eller træning af AI-modeller. revicore må dog anvende aggregerede og anonymiserede data, som ikke kan henføres til kontoret, dets brugere eller klienter, til drift, sikkerhed, statistik og videreudvikling af platformen, jf. hovedaftalen.

C.2. Behandlingssikkerhed

Henset til at platformen behandler CPR-numre, ID-dokumenter og hvidvaskrelaterede oplysninger, skal revicore etablere et højt sikkerhedsniveau. revicore gennemfører som minimum følgende foranstaltninger:

• Styring og risikovurdering — revicore har en informationssikkerhedspolitik, der er godkendt af ledelsen og gennemgås mindst én gang årligt, og vurderer løbende risici ved behandlingen.
• Adgangsstyring — adgang til produktionsmiljøet er begrænset til medarbejdere med et arbejdsmæssigt behov efter principperne om "need to know" og "least privilege", sker med personligt login og tofaktorgodkendelse og gennemgås mindst én gang årligt. Adgang fjernes ved fratrædelse.
• Adgang i platformen — rollebaseret adgang for kontorets brugere, personligt login og mulighed for login med MitID eller Microsoft-konto samt tofaktorgodkendelse.
• Kryptering — al trafik til og fra platformen krypteres med TLS 1.2 eller nyere.
• Logning — platformen fører aktivitetslog over oprettelse, ændring og godkendelse af data. Tekniske logdata opbevares i 12 måneder.
• Backup og genetablering — data sikkerhedskopieres automatisk hver dag, backup opbevares adskilt fra produktionsmiljøet og inden for EU, og gendannelse fra backup testes mindst én gang årligt.
• Sårbarhedsstyring — revicore overvåger og håndterer tekniske sårbarheder i platformen og dens afhængigheder rettidigt, herunder ved løbende opdatering af software.
• Uddannelse — medarbejdere med adgang til personoplysninger instrueres i informationssikkerhed og databeskyttelse ved ansættelsen og derefter løbende.
• Fysisk sikkerhed — data opbevares i Exoscales datacenter i Frankfurt, hvor den fysiske sikring varetages af leverandøren.

C.3. Opbevaringsperiode og sletterutine

Personoplysningerne opbevares, indtil kontoret sletter dem i platformen, eller indtil de slettes efter aftalens ophør, jf. afsnit 10.

C.4. Lokalitet for behandlingen

Behandlingen foregår i Exoscales datacenter i Frankfurt, Tyskland, hos de underdatabehandlere, der fremgår af bilag B, samt fra revicores adresse og medarbejderes arbejdssteder inden for EU/EØS.

C.5. Tilsyn med revicore

revicore udarbejder efter anmodning, dog højst én gang årligt, en skriftlig redegørelse for revicores overholdelse af denne aftale, herunder de gennemførte sikkerhedsforanstaltninger. Redegørelsen stilles vederlagsfrit til rådighed for kontoret.

Kontoret eller en uafhængig revisor, som kontoret udpeger, og som er underlagt tavshedspligt, kan herudover foretage en fysisk inspektion af de lokaliteter, hvor revicore behandler personoplysninger, med mindst 30 dages skriftligt varsel, når kontoret vurderer, at det er nødvendigt. Kontoret afholder egne omkostninger og revicores dokumenterede tidsforbrug til inspektionen, medmindre inspektionen afdækker væsentlige overtrædelser af aftalen. Inspektioner må ikke kompromittere fortroligheden af andre kunders data eller underdatabehandleres sikkerhed.

C.6. Tilsyn med underdatabehandlere

revicore fører tilsyn med underdatabehandlerne ved mindst én gang årligt at indhente og gennemgå relevant dokumentation, fx revisionserklæringer (ISAE 3000/3402, SOC 2) eller certificeringer (fx ISO 27001), og ved løbende at følge op på eventuelle afvigelser. Dokumentation for tilsynet stilles til rådighed for kontoret efter anmodning.