Privatlivspolitik

Dataansvarlig

revicore ApS
CVR-nr.: 46739329
Adresse: Rysensteensgade 14, 1. tv., 1564 København V
E-mail: hej@revicore.net
Telefon: +45 70 60 06 00

Spørgsmål om behandling af personoplysninger og anmodninger om at udøve dine rettigheder kan sendes til ovenstående e-mailadresse. revicore er ikke forpligtet til at udpege en databeskyttelsesrådgiver (DPO).

Denne politiks omfang og vores rolle

revicore driver dels den åbne hjemmeside revicore.net, dels revicore-platformen på secure.revicore.net, som revisions- og bogholderivirksomheder ("kontorer") abonnerer på. Vores rolle afhænger af, hvilken del af revicore du bruger:

• revicore.net — revicore er dataansvarlig for oplysninger om besøgende, henvendelser og demobookinger.
• secure.revicore.net — revicore er dataansvarlig for oplysninger om kontorets brugere, abonnement og fakturering, men databehandler for de klientoplysninger, som kontoret selv registrerer i platformen (fx om kontorets kunder og disses kontaktpersoner, medarbejdere og reelle ejere).

Behandler revicore oplysninger som databehandler for et kontor, sker det udelukkende efter kontorets instruks og den databehandleraftale, kontoret har indgået med os. Har du som kunde hos et kontor spørgsmål til behandlingen af dine oplysninger i platformen, skal du derfor rette henvendelse til det kontor, du er kunde hos. Denne privatlivspolitik beskriver primært de behandlinger, hvor revicore er dataansvarlig.

Hvilke oplysninger behandler vi

Afhængigt af din relation til os behandler vi følgende kategorier af almindelige personoplysninger:

• Kontaktoplysninger — navn, e-mailadresse, telefonnummer, jobtitel, virksomhedsnavn og CVR-nummer.
• Henvendelser — indholdet af det, du skriver eller fortæller os via kontaktformular, e-mail, telefon, demobooking eller support.
• Virksomhedsoplysninger — oplysninger om kontoret, fx adresse, branche og antal medarbejdere, som vi kan indhente fra offentlige registre som CVR.
• Bruger- og loginoplysninger — brugerprofil, rolle og rettigheder i platformen samt oplysninger, der bruges til at logge ind, herunder ved login med MitID eller med en Microsoft-konto (fx navn, e-mailadresse og en unik bruger-id fra Microsoft).
• Brugs- og aktivitetsdata — aktivitetslog i platformen (fx hvem der har oprettet, ændret eller godkendt hvad, og hvornår) samt tekniske logdata som IP-adresse, tidspunkt, browser og enhed.
• Abonnements- og betalingsoplysninger — abonnementstype, fakturaer, betalingshistorik og faktureringsadresse. Kortoplysninger behandles af vores betalingsudbyder Stripe og opbevares ikke af revicore.
• Statistikdata fra revicore.net — kun hvis du har givet samtykke til statistikcookies: hvilke sider du besøger, hvordan du kom til siden, din enhed og browser samt omtrentlig geografisk placering.

Vi behandler ikke følsomme personoplysninger (særlige kategorier efter GDPR artikel 9) eller oplysninger om strafbare forhold som dataansvarlig. Registrerer et kontor sådanne oplysninger om sine egne kunder i platformen, sker det som en del af vores databehandling for kontoret, og kontoret er ansvarligt for, at der er hjemmel til det.

Hvor får vi oplysningerne fra

• Fra dig selv — når du kontakter os, booker en demo, opretter en konto, bruger platformen eller kontakter support.
• Fra kontoret — når en administrator hos kontoret opretter dig som bruger i platformen.
• Automatisk — via logning i platformen og, hvis du har givet samtykke, via statistikcookies på revicore.net. Se vores cookiepolitik.
• Fra tredjeparter — fx offentlige registre som CVR, vores MitID-broker Criipto eller Microsoft ved login, og Stripe ved betaling.

Formål og retsgrundlag

Vi behandler kun personoplysninger til bestemte formål og på et lovligt grundlag efter databeskyttelsesforordningen (GDPR):

• Besvare henvendelser og føre salgsdialog — artikel 6, stk. 1, litra b (foranstaltninger forud for aftaleindgåelse) og litra f (vores legitime interesse i at besvare henvendelser og føre en salgsdialog med virksomheder, der har vist interesse for revicore).
• Levere og drifte platformen, brugeradministration og support — artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af aftalen med kontoret) og litra f (vores legitime interesse i at kunne levere ydelsen til kontorets brugere).
• Fakturering, bogføring og opfyldelse af lovkrav — artikel 6, stk. 1, litra c, jf. bogføringsloven.
• IT-sikkerhed, misbrugsbekæmpelse, fejlretning og forbedring af platformen — artikel 6, stk. 1, litra f (vores legitime interesse i at drive og sikre en stabil og sikker platform).
• Driftsmeddelelser og produktnyheder til kunder — artikel 6, stk. 1, litra f, og markedsføringsloven § 10, stk. 2, i det omfang det vedrører egne, tilsvarende produkter. Du kan til enhver tid frabede dig nyheder.
• Statistik over brugen af revicore.net — artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke), som du til enhver tid kan trække tilbage.
• Videregivelse til offentlige myndigheder — artikel 6, stk. 1, litra c, når vi er retligt forpligtet til det.
• Klientoplysninger i platformen — behandles efter det retsgrundlag, kontoret som dataansvarlig har, jf. databehandleraftalen mellem revicore og kontoret.

Hvor vi behandler oplysninger på grundlag af legitim interesse, har vi vurderet, at vores interesse ikke overstiges af dine interesser og rettigheder. Du kan altid gøre indsigelse mod behandlingen, se afsnittet om dine rettigheder.

AI-funktioner i platformen

revicore-platformen indeholder AI-funktioner, der kan hjælpe brugerne med fx spørgsmål om en klient, historik og opgaver. revicore leverer ikke selv en AI-model. AI-funktionerne benytter den AI-udbyder, som kontoret selv har valgt og tilknyttet platformen med sin egen API-nøgle.

Når en bruger anvender AI-funktionerne, sendes brugerens input og den relevante kontekst fra platformen til kontorets AI-udbyder for at generere et svar. Behandlingen hos AI-udbyderen sker under den aftale, kontoret selv har indgået med udbyderen, og det er kontoret, der som dataansvarlig vurderer, om udbyderen og dennes vilkår — herunder opbevaring, placering af data og eventuel brug af data til træning — er egnede til de oplysninger, kontoret behandler. AI-udbyderen er derfor ikke en af revicores underdatabehandlere. revicore bruger ikke oplysningerne til at træne AI-modeller.

Profilering og automatiske afgørelser

Vi træffer ikke afgørelser, der udelukkende er baseret på automatisk behandling, herunder profilering, og som har retsvirkning eller tilsvarende betydning for dig. Vi bruger ikke dine oplysninger til målrettet annoncering og sætter ikke markedsføringscookies på revicore.net.

Opbevaring og sletning

Vi opbevarer ikke personoplysninger længere, end det er nødvendigt for de formål, de er indsamlet til, eller end vi er forpligtet til efter lovgivningen:

• Henvendelser og salgsdialog, der ikke fører til en aftale: op til 2 år efter seneste kontakt, eller tidligere, hvis du beder om det.
• Konto- og brugeroplysninger på secure.revicore.net: så længe abonnementet løber. Fjerner kontoret en bruger, deaktiveres brugeren, men aktivitetsloggen bevares som dokumentation for kontorets arbejde, indtil kontorets data slettes.
• Supporthenvendelser: så længe abonnementet løber, og i op til 12 måneder efter, at sagen er afsluttet.
• Kontaktoplysninger på tidligere kunder og korrespondance om aftaleforholdet: 3 år efter aftalens ophør, så vi kan dokumentere aftaleforholdet ved eventuelle krav, jf. forældelsesloven.
• Ved aftalens ophør: kontorets data, herunder brugeroplysninger og klientoplysninger, slettes senest 90 dage efter ophør, jf. vores vilkår. Data i backup slettes automatisk, når backuppen udløber.
• Fakturerings- og regnskabsbilag: 5 år efter udløbet af det regnskabsår, bilaget vedrører, jf. bogføringsloven.
• Tekniske logdata (fx serverlogs med IP-adresser): 12 måneder, medmindre de skal bruges i forbindelse med undersøgelse af en konkret sikkerhedshændelse.
• Statistikdata fra Google Analytics: 14 måneder.
• Klientoplysninger registreret af kontoret i platformen: efter kontorets instruks og databehandleraftalen, medmindre andet følger af lovgivning (fx hvidvaskloven).

Modtagere og databehandlere

Vi sælger aldrig personoplysninger og videregiver dem kun, når det er nødvendigt for at levere vores ydelser, vi er retligt forpligtet til det, eller du har givet samtykke. Oplysninger kan blive delt med:

• Databehandlere, som behandler oplysninger på vores vegne og efter vores instruks, fx til hosting, drift, e-mail, support og betaling.
• Offentlige myndigheder, når vi er retligt forpligtet til det.
• Professionelle rådgivere, fx revisor og advokat, som er underlagt tavshedspligt.

Vi anvender p.t. følgende databehandlere og underdatabehandlere:

Alle databehandlere er underlagt databehandleraftaler, der lever op til GDPR artikel 28. Kontorer kan få en opdateret liste over underdatabehandlere ved henvendelse til os.

Overførsel til tredjelande

Vi behandler som udgangspunkt personoplysninger inden for EU/EØS. Overføres oplysninger til lande uden for EU/EØS, sker det kun på grundlag af en tilstrækkelighedsafgørelse fra Europa-Kommissionen (fx EU-U.S. Data Privacy Framework) eller Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser kombineret med de supplerende foranstaltninger, der er nødvendige for at sikre et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau. Det gælder fx, hvis oplysninger fra Google Analytics eller Microsoft 365 overføres til Google LLC eller Microsoft Corporation i USA, som begge er certificeret under EU-U.S. Data Privacy Framework.

Platformens data opbevares i Exoscales datacenter i Frankfurt, Tyskland. Exoscale drives af det schweiziske selskab Akenes SA. Schweiz er omfattet af en tilstrækkelighedsafgørelse fra Europa-Kommissionen, som sikrer et beskyttelsesniveau svarende til det i EU/EØS, hvis selskabet i forbindelse med drift og support skulle få adgang til oplysningerne.

Sikkerhed

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine oplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse og adgang, herunder:

• Kryptering af al trafik til og fra revicore.net og secure.revicore.net
• Adgangsstyring baseret på den enkelte brugers rolle, og mulighed for login med MitID eller Microsoft-konto
• Adgang for revicores medarbejdere er begrænset til dem, der har et arbejdsmæssigt behov, sker med personligt login og er underlagt fortrolighed
• Automatisk backup af platformens data

Backup. Platformens data sikkerhedskopieres automatisk hver dag, så data kan genskabes i tilfælde af nedbrud, fejl eller utilsigtet sletning. Backup opbevares adskilt fra produktionsmiljøet og inden for EU, og adgangen til den er begrænset til de medarbejdere, der står for driften af platformen. Backup slettes automatisk, når den udløber. Det betyder, at oplysninger, der er slettet i platformen, først forsvinder helt, når den sidste backup med oplysningerne er udløbet. Vi tester løbende, at data kan genskabes fra backup.

Opstår der et brud på persondatasikkerheden, håndterer vi det i overensstemmelse med GDPR, herunder ved anmeldelse til Datatilsynet og underretning af berørte kontorer og personer, hvor det er påkrævet.

Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningen har du en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig:

• Ret til indsigt — du kan få at vide, hvilke oplysninger vi behandler om dig, og få en kopi af dem.
• Ret til berigtigelse — du kan få urigtige oplysninger om dig rettet.
• Ret til sletning — i særlige tilfælde kan du få oplysninger om dig slettet, før tidspunktet for vores almindelige sletning indtræffer.
• Ret til begrænsning af behandling — i visse tilfælde kan du få behandlingen af dine oplysninger begrænset.
• Ret til dataportabilitet — i visse tilfælde kan du modtage oplysninger, du selv har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
• Ret til indsigelse — du kan gøre indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af vores legitime interesse, og altid mod behandling til direkte markedsføring.
• Ret til at trække samtykke tilbage — har du givet samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage, fx via cookieindstillingerne på revicore.net. Det påvirker ikke lovligheden af behandlingen, før samtykket blev trukket tilbage.

Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på hej@revicore.net. Vi besvarer din henvendelse hurtigst muligt og senest inden for én måned. Rettighederne kan være begrænset af lovgivningen, fx hvis vi er forpligtet til at opbevare oplysningerne efter bogføringsloven.

Er du kunde hos et kontor, der bruger revicore-platformen, og vedrører din henvendelse oplysninger, kontoret er dataansvarlig for, skal du kontakte kontoret direkte. Vi videresender gerne henvendelsen, hvis du er i tvivl om, hvem du skal kontakte.

Klage

Du kan klage over vores behandling af dine personoplysninger til:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
www.datatilsynet.dk

Vi vil dog gerne opfordre dig til at kontakte os først, så vi kan forsøge at løse sagen.

Ændringer af denne privatlivspolitik

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik løbende, fx hvis platformen, lovgivningen eller vores brug af underleverandører ændrer sig. Den til enhver tid gældende version findes på revicore.net, og væsentlige ændringer vil blive kommunikeret på revicore.net eller i platformen.